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智能档案密集架管理系统

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随着社会信息化的快速发展,企事业单位纸质文件和档案的越来越多,传统的文档管理系统难以精准定位、跟踪文档的使用流程。目前文档管理中普遍存在文件查找难、领用的文件无法追踪管理、涉密文件的泄密等问题。
本公司运用嵌入式系统技术、计算机技术及无线射频(RFID)技术,建立智能文档管理系统解决方案,可以精准定位、跟踪文档,大大改进管理方式、提高工作效率,保障文件资料安全。系统主要由智能密集架子系统、RFID档案管理子系统及智能环境监控子系统三个部分组成。
智能密集架子系统由密集架(架体、导轨)、电机驱动系统、架体运动控制系统、工控机控制系统及通信系统等多个部分组成,实现架体的慢速启动、高速运行及低速停止,防止架体碰撞;档案的定位及导引,方便快速提取归还档案;多种传感器的综合运用,多重安全防护模式设计,确保安全操作。
RFID档案管理子系统由RFID电子标签、RFID识别通道、智能手持终端、短信数据终端、RFID门禁控制器及高清摄像监控探头等部分组成,实现档案的全生命周期管理(基本信息维护、档案入库、档案借阅等)、档案的出入库实时监控管理、档案查询定位、报表导出、档案到期短信催还等功能。
智能环境监控子系统由环境采样设备、环境调控设备及照明控制设备等部分组成,如:温湿度探头、烟雾探头、水漫探头、除湿机、空气净化器等设备组成,实现档案室温湿度的实时监控、温湿度的自动调节等功能。
本系统集成档案日常管理系统、档案库房温湿度控制系统、档案智能密集架控制管理系统于一体,以档案的日常管理为核心,将物联网技术与档案管理应用有机的结合在一起,实现对档案的存放架体,档案的存放环境,档案的日常管理进行科学化,系统化统筹管控。
系统功能
(1) 系统集手动、电动、电脑控制于一体的智能化网络化密集架,可实现远距离操作,宏观自动化架体控制。架体运行具备低速起动、高速运行,无碰撞着陆功能,每列间有缓冲镶嵌密封装置。双键式操作模式带有架体状态指示灯,电动控制为工业级宽电压单片机系统。
(2) 固定列设计有RFID识别器,能够通过扫描档案电子身份信息,自动打开档案存放架,并指引档案存放位置信息。
(3) 系统具备日常档案管理的基本需求,并可以根据实际工作情况,实现软件定制化服务,同时预留升级功能,可以实现与数字化档案的无缝对接。
(4) 系统可对无序存放档案实现有序管理,识别每份的档案的准确存放位置,方便档案管理员查找检索管理档案。
(5) 系统具有档案入库、检索、定位、借阅、归还、统计、报表、打印等功能,并可直接在架体上查询档案的存放信息并提示档案存取情况。
(6) 多道红外线、安全警示灯、安全锁、保护等功能。
(7) 恒温恒湿信息数据收集、定时自动通风功能。
(8) 电路、过载及控制系统故障自检及信息反馈功能。
(9) 自动检测架体状态并智能语音播报。
(10) 库房温湿度控制管理系统对温度、湿度进行检测和统计,自动控制定时通风、恒温恒湿、防霉等功能;超限报警、烟雾探测报警可进行短信通知。
(11) 移动终端设备通过无线网络接入,必须具备有现场数据库操作功能,架体智能操作功能,支持电子标签功能,支持手写输入。利用手持PAD终端设备,方便快捷实现档案信息查找、档案查找、档案借阅操作、档案归还操作。
(12) 档案出入库识别通道对所有进出的档案实施自动监控,准确判断档案出库、入库状态。上传数据信息至管理系统,触发联动摄像功能。

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